Менеджеры часто ездят в командировки, поэтому вопрос о командировочных расходах для коммерческого отдела актуален всегда. Все, что нужно знать о командировочных расходах, а также какие изменения в этом вопросе ожидаются в 2016 году – подробно в нашей статье.

В этой статье вы прочитаете:

• Какие изменения командировочные расходы претерпят в 2016-м году
• Как рассчитать суточные командировочные расходы
• Как производится оплата командировочных расходов
• Как устанавливается сумма командировочных расходов
• Какими документами командировочные расходы регламентируются

Командировочные расходы: изменения в 2016 году

По инициативе Министерства финансов РФ, предлагается лишить рядовых сотрудников суточных денежных средств по командировочным расходам. Ведомство предлагает такие изменения командировочных расходов с начала 2016-го года.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Эксперты единогласно утверждают, что подобные изменения командировочных расходов приведут только к негативу. Ведь сотрудники не будут ездить в командировки, начнут отказываться. Это приведет к негативным последствиям для репутации компаний.

Но представители Министерства утверждают – благодаря этому решению удастся повысить общую прибыль организаций, с которых производится уплата налогов в федеральный бюджет, что благоприятно скажется на экономике страны.

Стоит учитывать, что изменения командировочных расходов, по инициативе Минфина, предполагают отмену данных выплат лишь для поездок внутри страны, а суточные при заграничных командировках сохранятся.

Что входит в командировочные расходы

Чтобы лучше понимать ситуацию, следует разобраться – чем является командировка по служебной необходимости. Этот термин, в соответствии с ТК РФ, предполагает определенный выезд работника за пределы места проживания – для решения служебных задач.

В соответствии с положениями законодательства, суточные командировочные расходы в 2016-м году будут включать:

– затраты на проезд к месту командировки, покупка билетов в обратную сторону;

– расходы на аренду жилья на месте командировки;

– выплата суточных – карманных денег работнику, которые ему нужны для различных нужд, в том числе для оплаты услуг связи;

– оформление разных документов.

Командировочные оплачиваются лишь для компенсации целевых издержек, а также должны подтверждаться соответствующими документами – включая чеки, специальные документы и пр.

Размер суточных командировочных расходов в каждой организации определяется согласно своим нормам – с учетом принятых норм на предприятии, значимости командировки, статуса сотрудника и множества прочих критериев.

Какая сумма командировочных расходов установлена на 2015 год

В российской практике установлен максимальный размер суточных командировочных в 2015-м году на уровне 700 рублей. Однако актуальным данное правило следует считать лишь для государственных компаний, выплачивающих для сотрудников командировочные из бюджетных средств. У частных организаций обычно есть право самостоятельно определять размер командировочных, которые оказываются выше установленных законом для муниципальных.

Для заграничных командировочных расходов сумма в сутки не должна быть более 2,5 тысяч рублей. Однако это также регламентируется лишь для государственных предприятий. У частных компаний есть право самостоятельно выбирать нужную сумму.

Но при определении собственных суточных сумм нужно учесть – если суммы будут выше установленных законом, потребуется уплата налога 13% на деньги свыше указанной суммы.

Законодательство не ограничивает минимальный размер командировочных расходов в 2016-м году. Но всё же бухгалтеры должны учитывать определенные ориентиры, основой сегодня становятся средние показатели следующего характера:

– суточные при командировках внутри своего региона равны 200-300 рублей;

– в другие регионы страны – 500 рублей;

– поездка заграницу по минимуму для предприятия обойдется в 1 тыс. рублей;

Как и ранее, для нормы возмещения командировочных расходов 2016-го года необходимо корректно оформить соответствующие документы. Без этого не удастся получить все полагающиеся средства.

Какие документы требовать для отчета за командировочные расходы

Руководителю сначала нужно опубликовать приказ, с прописыванием и обоснованием в нем необходимости командировочной поездки для сотрудника. Затем будет определен размер причитающихся суточных, прочих расходов, которые могут возникнуть в рамках поездки. Далее сотруднику будет выдано специальное командировочное удостоверение – с его помощью работник сможет документально подтвердить свое нахождение на работе. По завершении командировки сотрудник должен предоставить пакет документов:

– чеки на покупки;

– документы, которые удостоверяют расходы определенного характера, указанные в отчете.

Однако бухгалтерии необходимо понимание, что в гостинице с 3-разовым питанием могут не оплачиваться излишества сверх нормы – ведь ему и так предоставлены деньги на еду.

Если говорить о суточных командировочных расходах 2016 для зарубежных поездок, то здесь существуют некоторые отличия. К примеру, для возмещения затрат на аренду жилья необходимо предоставление загранпаспорта с отметкой о пересечении границы дважды.

• Директор по производству: обязанности и требования к должности

Как рассчитать командировочные расходы

Установлен порядок расчета законодательством, производится таким образом:

• определение суммы, начисляемой сотруднику как зарплату за последний год до поездки в командировку;
• вычет из рассчитанной суммы разных выплат, не входящих в основной размер зарплаты – отпускные, больничные и пр;
• корректировка сумм, которые сотрудник получил в виде разных премий;
• вычисление числа дней, отработанных сотрудником по факту – вычитая из всего числа рабочего времени часов отсутствия по разным причинам;
• полученная в итоге сумма заработка делится на число дней, в течение которых сотрудник был на рабочем месте. Исходя из этой цифры получается результат, начисляющийся работнику как командировочные выплаты.

Оплата командировочных расходов, облагаемых НДС

Оплата транспортных расходов. Затраты на проезд к месту командировки и в обратном направлении, к месту постоянной работы, возмещаются в размере стоимости проезда транспортом общего назначения (за исключением такси), в том числе уплату страховых платежей, по государственному обязательному страхованию, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов, также за использование постельных принадлежностей.

Возмещение расходов по найму жилого помещения. Оплата расходов по найму жилого помещения в полном размере производится сотруднику согласно подтверждающим документам. Не включаются размеры данной оплаты в доходы работника, следовательно, не производится начисление налогов с них. Не происходит начисление с данных сумм ЕСН и страховых взносов в Пенсионный фонд. Можно уменьшить свою налогооблагаемую базу на размер трат по оплате жилья.

Если сотрудник документально не смог подтвердить свои траты на оплату жилья, тогда предполагается возмещение денег по нормативам. Не предполагается обложение «нормативных» выплат в данном случае НДФЛ, не начисляются на них ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд.

Нужно также учесть, что не входят в число затрат по найму жилого помещения расходы за пользование саунами, мини-барами и другие соответствующие траты. Если они не были отдельно выделены в счете.

Суммы за питание и прочие личные услуги, которые включены в счета по найму жилья, подлежат оплате в счет суточных.

Расходы по найму жилья возмещаются в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода в отдельные командировочные дни, и по этой стране, и в других государствах.

Сотрудник при отправке в страны СНГ может сам выбирать для себя жилье, поскольку законодательно не ограничен выбор отеля, компания не должна производить возмещение расходов, которые связаны с наймом жилья, если цена данных услуг не была отдельно выделена в счете гостиницы.

Возмещение прочих расходов. При выдаче в качестве аванса дорожных и банковских чеков в зарубежной валюте с целью оплаты затрат, которые связаны с заграничным командированием, предполагается возмещение для работника комиссионных, которые удержаны при их обмене за наличную валюту.

У сотрудника есть право возмещения и прочих расходов, которые не включены в доход, облагаемый подоходным налогом, если связаны с выполнением задания работодателя.

Вместо суточных возмещение питания. Некоторые компании не производят выплату для сотрудников в командировке суточных, однако положениями внутреннего положения закрепляют собственную обязанность возмещать расходы по питанию работнику во время служебных поездок в полной сумме. Такую практику обычно используют «западные» компании.

В таких ситуациях, вероятнее всего, налоговики не разрешат учет суммы расходов на возмещение стоимости питания работника в командировке, при налогообложении прибыли. Также они данную сумму расценят как доход, который подлежит уплате НДФЛ.

По налогу на прибыль вряд ли удастся оспорить претензии со стороны налоговиков. Поскольку компания добровольно решила возместить расходы на питание сотрудника в командировке, хотя такая обязанность законодательно не устанавливается.

В случае с НДФЛ предполагается другая ситуация – с направлением сотрудников в командировку по инициативе работодателя. Соответственно, именно он должен нести затраты на питание в кафе-ресторанах в силу выполнения трудовых обязанностей. Поэтому под определение «дохода» по статье 41 НК РФ возмещение расходов на питание не подпадает.

Какие делать проводки по бухучету командировочных расходов

Командировка по России. Выдача командировочных для сотрудника под отчет из кассы. Аванс, предоставленный сотруднику, отражается проводкой в учете.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные средства, которые выданы сотруднику с целью оплаты командировочных затрат.

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 – перечисление денежных средств на специальный карточный счет.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 – учет суммы аванса, который работнику выдан с целью оплаты командировочных издержек.

У сотрудника после возвращения из командировки есть 3 дня для отчета о потраченных финансовых средствах. Он должен предоставить отчет с пакетом документов, которые подтверждают затраты. Также необходим отчет о выполнении командировочного задания.

Итак, ситуация после отчета будет следующей: или сотрудник останется должен организации, или будет перерасход. В частности, предположим – потрачено сотрудником меньше средств, чем предполагалось до командировки. У него в таком случае будут 3 рабочих дня для возврата остатка – наличными в кассу компании.

Посмотрим теперь, как указанные операции будут отображены в учете бухгалтерией:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные деньги предоставлены сотруднику с целью оплаты командировочных трат.

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – сдан авансовый отчет;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 – получение неизрасходованных средств от сотрудника.

Если противоположный случай, в частности, во время командировки было потрачено больше предоставленного аванса, то ситуация складывается иначе. Ведь закон не закрепляет срок, за который нужно погашение компанией задолженности перед сотрудником. Поэтому такой порядок нужно закрепить во внутреннем документе компании. В этом случае будет гораздо проще рассчитаться с сотрудником. Можно перечислить средства на личный банковский счет сотруднику.

Если планируете компенсацию через зарплатную карту, нужно помнить – необходимо проверить, что в договоре с банком прописана возможность начисления на карту не только заработной платы, но также прочих выплат.

Работника направили в загранкомандировку. Аванс для иностранной командировки может выдаваться и в рублях, и в зарубежной валюте. Однако нужно помнить – работник может оплатить рублями затраты лишь в данной валюте.

Если планируете выдачу аванса в иностранной валюте, его нужно перечислить в безналичном порядке.

Для удобства можно выдать сотруднику корпоративную карточку в рублях и иностранной валюте. Либо деньги будут переведены ему в иностранной валюте для иностранных расходов в безналичном порядке. Здесь достаточно отправить средства на личный счет сотрудника, с оформлением справки о валютной операции.

Для принятия к учету средств в иностранной валюте, следует для начала их пересчитать в рубли, сделав запись о рублевой оценке в учете. Осуществляется пересчет лишь по курсу ЦБ РФ на дату операции. Понимается под данной датой день, когда ушли деньги с валютного счета компании. Всё зафиксировано в банковской выплате.

В частности, рассмотрим ситуацию – работник отправляется в продолжительную командировку, в течение которой курс валюты претерпел изменения.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 52 – перечислено на командировочные расходы сотрудника.

Вырос курс евро. Возникшая курсовая разница отражается следующей записью:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» – отражение курсовой разницы.

Записывается сумма утвержденных расходов проводкой:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – отражение расходов подотчетного лица.

Как минимизировать командировочные расходы

1. Определите стратегические принципы организации командировок

Основное – получение максимальной отдачи за счет нахождения сотрудников в командировках. Должны устанавливаться следующие приоритеты – эффективная работа во время поездки, с быстрым возвращением в офис. Поэтому более предпочтительны авиаперелеты, а не железнодорожные поездки, несмотря на больший размер трат. При поездке в поезде стоит покупать лишь билеты в купе, чтобы обеспечить комфорт для сотрудников.

Нужно заранее определить основные планы сотрудников компании во время командировки, делая их по возможности насыщеннее. Маршрут следует рассчитывать таким образом, чтобы каждый работник за время поездки обеспечил выполнение максимума работы. Компания может помочь сотруднику, делая его командировку эффективнее, если обеспечит не только корпоративную сотовую связь, но также мобильный Интернет.

Другое важное обстоятельства – не должны пострадать рабочие процессы, пока сотрудник будет находиться в командировке. Поэтому следует максимально безболезненно выстраивать взаимодействие, установив «график отсутствий» на страницах корпоративного портала.

2. Ведите виртуальные переговоры

Если потребности в физическом присутствии сотрудника во время переговоров нет, можно воспользоваться вариантом с виртуальными переговорами. Для этого сегодня доступны разные эффективные технологии. Теперь участие в командировках не будет зависеть от государственных границ, стоимости авиаперелетов, расстояний и пр.

3. Назначьте ответственного

Отвечает за организацию командировок в компании офис-менеджер. Ему предстоит заниматься планированием поездок, подбором времени отправления, заказом наиболее экономичных билетов, гостиниц, оформлением виз.

При этом не отстраняется от процесса подготовки и сам сотрудник. Если планируется командировка в другую страну либо в очень отдаленный регион страны, сотрудник сам может выяснить прогнозируемую погоду, с изучением местных особенностей, подготовкой плана перемещений, карт и пр.

Благодаря этому будет лучше представлять ситуацию, комфортнее ощущая себя непосредственно на месте.

Главное для планирования командировки – по возможности раньше сообщить офис-менеджеру о планируемой поездке, с оформлением заявки. Подаваться заявка может через корпоративный электронный портал компании.

Оптимально будет подавать заявку за 2 недели до поездки. Порой из-за разных форс-мажоров приходится оформлять заявку за пару дней до поездки.

В таком случае несомненное преимущество заключается в наличии человека, который владеет всеми нужными контактами и соответствующей информацией – для быстрой и качественной подготовки поездки.

Определите лимит расходов на командировку

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва

Действуют в нашей организации такие лимиты для командировки по территории страны. Суточные командировочные расходы устанавливаются на отметке 1500 рублей, с оплатой отеля максимум 5 тыс. рублей в сутки.

Практика подтверждает, что это средние издержки тарифы, которых достаточно менеджерам для комфортных ощущений, не выходя за разумные рамки.

С учетом данной информации и числа необходимых деловых поездок, и формируется бюджет нашей компании на командировочные поездки. Мы не урезаем количество командировочных поездок – количество, достаточное для нашей деятельности. Потратили в 2012-м году для проведения командировок 0.2% годового оборота организации в 1.6 миллиарда рублей.

4. Контролируйте расходы и отчетность

Руководителю нужно обеспечивать контроль поездок работников, обоснованности трат. Сотрудникам необходимо осознавать список обязательных документов для отчета о своей командировке. В положении о командировках нужно закрепить, где указываются лимиты поездок, также общий порядок их оформления.

Введите стандарты доступного сервиса

Юлия Кутина , исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва

Тревел-политика является обязательным условием эффективного управления корпоративными поездками. Обычно в каждой компании закреплена документально статья уровня суточных, варьироваться который может в зависимости от должности специалиста и направления деловой поездки.

Рекомендую идти дальше и в тревел-политике фиксировать допустимые лимиты затрат на деловые поездки, жестко регламентируя верхнюю границу цены в отеле, класс гостиницы, размер представительских затрат и прочее. Подобные стандарты должны быть едиными для всех уровней, чтобы избежать проблемы демотивации.

Снижаем расходы на командировку руководителя

Ян Заяц, заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting

Современный бизнес сложно представить без командировок, несмотря на развитые телекоммуникации. Благодаря оптимальному распределению ресурсов удается снизить тревел-бюджет.

Следует, в первую очередь, сформировать регламент деловых поездок. Полезным он будет даже при условии, если сотрудники в поездки отправляются лишь несколько раз в год. Необходимо закрепить в документе правила проживания, планирования тревел-бюджета.

Допустимые затраты нередко зависят от должности специалиста. У топ-менеджеров есть возможность полета в самолетах класса премиум, проживая в 5-звездочных гостиницах. Для средних менеджеров действуют более экономичные варианты.

Может быть и другой вариант – устанавливая ограничения на бюджет поездки, и уже с учетом этой суммы будут определяться условия проживания и пр.

Информация об авторе и компании

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва. Окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова (факультеты информатики и вычислительной техники и экономический). Работал в ТД «Автодизель» ведущим специалистом отдела продаж и заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания в 2005 году инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины». ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. Штат - 300 сотрудников. Официальный сайт -www.powerunit.ru.

Юлия Кутина, исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва. Ассоциация бизнес-туризма - независимое объединение корпоративных покупателей тревел-услуг. Партнер Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (ACTE) и немецкой Ассоциации бизнес-туризма (VDR). Сотрудничает с ведущими поставщиками бизнес-тревел-услуг. Официальный сайт -www.businesstravelrussia.ru

Ян Заяц , заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting. Travel Management Consulting (TMC) – один из лидеров российского рынка делового туризма. Компания предлагает своим клиентам профессиональное решение комплекса задач, связанных с организацией бизнес туров и деловых поездок.

Суточные - это дополнительные расходы сотрудника в командировке. Важно правильно учитывать суточные при командировках в 2016 году, чтобы уменьшить базу по налогу на прибыль.

Посмотрим, с какой суммы нужно удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы. Можно ли выдать суточные при однодневной командировке, и как определить размер суточных, выданных в валюте.

Как изменился учет командировочных расходов, мы рассказали здесь .

Что такое суточные

Суточные при командировках в 2016 году - это расходы, которые несет работник в командировке. К примеру, на питание. Их не нужно подтверждать отдельными документами. Работнику авансом выдают деньги, а он их тратит на свое усмотрение. Порядок и размер суточных компания устанавливает самостоятельно в коллективном договоре, трудовом договоре или ином внутреннем документе (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Как оформить командировку в 2016 году, посмотрите здесь>>>

Суточные компания выплачивает за каждый день пребывания в командировке, в том числе за выходные и праздничные дни, дни отъезда и возвращения, дни задержки (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Определяем срок командировки

Для выдачи работнику суточных при командировке в 2016 году компания должна знать период командировки. Количество дней определяется по проездным документам. Днем отъезда в командировку будет дата отправления транспорта из города, где работает сотрудник, к месту направления и наоборот.

Транспорт работник может использовать любой: самолет, поезд, собственную машину и т.д. Если транспорт отправляется и прибывает до 24 часов включительно, такая командировка считается однодневной. Если командированный прибывает после 0 часов, то это следующие сутки.

Напоминаем, что в 2016 году вы можете не составлять командировочное удостоверение.

Когда с суточных нужно удержать НДФЛ

Если компания выдает работнику суточные при командировке в 2016 году на территории России в пределах 700 руб., то они не облагаются НДФЛ. При загранкомандировках сумма необлагаемых суточных равна 2 500 руб. (п. 3 ст. 217).

С суточных, выплаченных сверх установленных норм, удержите НДФЛ с командированного работника. Доход признается на последний день месяца, в котором утвержден . Налог удержите при ближайшей выплате дохода сотруднику и перечислите его не позднее первого рабочего дня после выплаты дохода (пп. 3 п. 1 ст. 223, п. п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ).

НДФЛ перечисляйте по этим КБК. А оформляйте платежное поручение по новым правилам.

Будет полезно! Для наших подписчиков мы разработали сервисы, которые делают работу бухгалтера проще: расчетчик матвыгоды и НДФЛ, справочник КБК, банк проводок и т.д. и пользуйтесь на здоровье. Условия подписки

Страховые взносы с суточных

Начислять взносы не нужно на суточные при командировках в 2016 году , выплаченные в пределах норм, установленных компанией (ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). А вот с размера, превышающего нормы выплаченных денег, страховые взносы нужно начислить и уплатить в бюджет. Посмотрите, как посчитать страховые взносы>>>

Суточные, выданные в валюте

При загранкомандировках компании иногда выдают сотрудникам суточные в валюте. Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, пересчитайте выплаченную сумму в рубли по курсу Банка России. Сделайте это на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Однодневные командировки

Если командировка по России и по времени занимает один день, то суточные не выплачиваются (п. 11 Положения о командировках). Вместо суточных компания может выдать деньги, компенсирующие расходы сотрудника. Стоит учесть, что такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при документальном подтверждении расходов (письма Минфина России от 02.09.15 № 03-04-06/50607, Минтруда России от 06.11.13 № 17-4/10/2-6751).

А вот если командировка в ближнее или дальнее зарубежье, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках). То есть в размере 1 250 руб.

Налоговый учет суточных

Суточные учитывайте в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль в размере, установленном внутренними документами компании (подп.12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Пропишите это в коллективном договоре, положении о командировках и т. д. К учету принимайте суточные на дату утверждения авансового отчета. Это относится к компаниям, применяющим как метод начисления, так и кассовый метод.

Часто работников предприятий начальство направляет в служебные поездки вне основного места работы. Такие поездки называются «командировками». В Трудовом кодексе оговаривается как определение этого понятия, так и гарантии при направлении сотрудников в командировки по служебным делам. То есть предприятие гарантирует своему работнику сохранить не только его основное место работы, занимаемую им должность, средний заработок, но и обязуется возместить все траты, которые произошли во время служебной поездки. Такие траты в командировках в Трудовом кодексе РФ (статья 168) определяются как «командировочные расходы».

Виды командировочных расходов в 2019 году

Рассмотрим основные виды более подробно:

1. Суточные – траты на личные нужды (питание, самостоятельный поиск жилья).
2. Проездные – оплата за пользование общественным транспортом, оформление документов на проезд в нем, постельное белье в поездах.
3. Наем жилого помещения – бронирование жилья, аренда комнаты или квартиры (независимо от места – пункт назначения командировки или место вынужденной остановки).
4. Иные – мобильная связь (служебные телефонные разговоры), Интернет (переписка по электронной почте по рабочим вопросам), почтовые и телеграфные (переписка по служебным делам), банковские (обмен валют) услуги.

Названные траты в командировках указаны в коллективном договоре (как альтернативный документ – локальный акт) предприятия или фирмы. Предусматривается то, что считается необходимыми, с обоснованием целей налогообложения прибыли (то есть не уменьшают налог на прибыль самой компании).

• ресторанное обслуживание (сюда относят также бары и кафе);
• платные услуги оздоровительных клубов (фитнес-центров, бассейнов) при отеле, где временно живет откомандированный сотрудник;
• пользование услугами сторонних компаний, указанных в договоре.

Перечисленные в коллективном договоре (или локальном акте) виды командировочных трат, кроме суточных, должны подтверждаться откомандированным сотрудником документально.

Суточные расходы в командировках в 2019 году

Как уже говорилось, суточные расходы не требуют документального подтверждения. Выплачиваются работодателем в ситуациях:

1. Если это командировка – отправитель-работодатель сам устанавливает сумму выплаты, внеся ее в коллективный договор (или локальный нормативный акт) в пункт Положение о командировках.
2. Если работа имеет разъездной характер (полевые условия или экспедиции) – это оговаривается еще и в трудовом договоре.

Таким образом, суточные – это возмещение-компенсация расходов на дополнительные нужды, которые возникли у откомандированного специалиста, когда он проживал вне постоянного места жительства (сюда не входят траты на поездку и жилье).

Оплата суточных в 2019 году

Командировочные выплаты могут отличаться для каждого откомандированного специалиста. Это зависит от должности, занимаемой сотрудником. Размер суточных в 2018 году законодательством России не ограничен. Не предвидится никаких изменений и в 2019 году. Сумма указывается в колдоговоре (или локальном акте), ориентированном на Налоговый кодекс РФ, при этом не облагается НДФЛ.

Откомандированный сотрудник получает деньги за все дни пребывания в служебной поездке. В эту сумму включаются, помимо основных рабочих дней:

• выходные;
• праздничные;
• дни в пути;
• вынужденной остановки;
• больничные.

Суточные по расходам от служебных поездок по Российской Федерации должны быть не выше 700 рублей за один день, а за границу – 2500 рублей в сутки.

Пример расчета в 2019 году

Откомандированный специалист отбывает по приказу в другой город. Время отбытия поезда со станции вокзала – 14 часов 35 минут 3 марта. Время приезда обратно из командировки – 5 часов 25 минут 6 марта.

Сумма выплаты будет подтверждена документами, которые оформлялись при отправлении специалиста (приказ о направлении в командировку). Сами же суточные для налоговой проверки обосновываются справкой из бухгалтерии.

Суточные в 2019 году: однодневные командировки

Исходя из законодательных актов, сотрудникам, отправленным в служебную поездку на один день, оплата суточных расходов не предусмотрена. Но Верховный суд России постановил (2012 год): разрешить такие выплаты при однодневных командировочных поездках менее суток (24 часа). При этом использовать оговорку, что это не полноценные выплаты, компенсация за «иные» расходы откомандированного специалиста (не облагаются налогом при сумме до 700 рублей).

Суточные в 2017 году: зарубежные командировки

Когда рассчитывают суточные за командировки за границу, также нужно обязательно учитывать количество суток, проведенных непосредственно за пределами государства. Учитываются дни, когда откомандированный сотрудник за рубежом находился не все командировочное время, а только часть. Как это определить? Здесь помогут особые отметки в загранпаспорте специалиста, которые делают в таможенной службе.

Нюансом командировок за пределы государства, является расчет дней: с того дня, когда откомандированный специалист пересек границу Российской Федерации, суточные будут выплачены в валюте той страны, где он будет пребывать до момента отъезда. Со дня въезда в РФ (момента пересечения границы) суточные снова начислят в рублях соответственно законодательным нормам государства.

Размер их рассчитывается на основании внутренних регламентных документов, в которых прописаны соответствующие суммы за каждый день. Единственное, что следует учесть: превышение установленных пределов суммы (2500 рублей в сутки) может повлечь взимание дополнительных налогов.

В ситуации, когда продолжительность командировки за границу не более суток, тогда сотруднику предприятие оплачивает только 50% от установленных норм выплат в валюте той страны, в которую предписана поездка.

Необходимо помнить и о том, что определяя налоговую базу с заграничных суточных, всегда следует учитывать курс Центрального банка России на момент выдачи и на дату фактических доходов (расходов). И уже при наличии разницы в курсе начисляется НДФЛ.

Досрочное прерывание командировки в 2019 году

Как будут выплачиваться суточные в 2019 году, если откомандированный сотрудник, вынужден был прервать служебную поездку?

Для прерывания командировки и досрочном возвращении из нее работника на предприятии (фирме, компании) необходимо написать соответствующий приказ (он оформляется не по официальному образцу, а в произвольной форме). Но первоначальные документы не нужно исправлять, достаточно будет только такого приказа об отзыве сотрудника из командировки с указанием причины, по которой эта необходимость возникла. Указание причины в документальной форме является необходимостью, так как это будет служить обоснованием дополнительных расходов. В ситуации, когда сотрудник будет выезжать в эту же командировку повторно, сопровождающая документация оформляется заново.

Многих сотрудников, которые часто отправляются в разного рода командировки, привлекают суточные командировки. Ведь благодаря это материальной помощи, они могут не тратить свои деньги на поездку. А вот некоторые кадры могут даже сэкономить свои суточные, чтобы у заработной платы была прибавка. Если верить Трудовому кодексу России, то под понятием – командировочные, имеется в виду выезд работника за пределы его места проживания в виду отдельного рода, там, где он решает выполняет ряд служебных задач.

Если работодатель отправляет работника в командировку, то значит, что он берет на себя ряд обязательств, таких как: проживание работника в месте командировки и оплату проезда. В общем, бухгалтерия должна обязательно возместить работнику эти траты. Суточные, в большей части случаев, предоставляются заранее, опираясь на тот уровень цен, которые были на то время, когда работник был в отъезде.

У таки трат есть еще и второе название – суточные. Чтобы получить эти деньги, сотрудник должен понимать, что надо понимать под этим термином. Ведь надо не только собирать специальные документы, но еще и готовить бумаги. В 2016 году суточные командировочные расходы будут такими, согласно законодательству:

1. Стоимость съема жилья на месте временно работы.
2. Стоимость проезда к месту работы и на обратный путь билеты.
3. Суточные. Сюда входят карманные средства работника, которые ему необходимо будет тратить за время поездки, например, оплата связи.
4. Оформление разного рода документов: оформление и заказ паспортов, виз или других документов, например, если вы едете в другую страну.

Командировочных расходов оплата будет делаться тогда, когда они будут подтверждены всеми бумагами – чеки, специального рода документы и так далее. В каждом предприятии размер суточных и командировочных устанавливается по своим нормам и критериям, а также статуса сотрудника, важности поездки и тому подобное.

В 2016 году максимальный суточный размер командировочных будет равен 700 рублей. Но такое правило может быть актуально только для государственных компаний, которые такого рода расходы восполняют работнику по сути бюджетными средствами. Как правило, частные компании, могут сами регулировать данные расходы и ставить сумму больше, чем это написано в законе. В собственном трудовом договоре вы можете узнать какой размер у командировочных и суточных вашей компании. За границу командировочные расходы в 2016 году не могут быть более 2500 рублей. Но это только для государственных компаний. Частные могут ставить свои суммы.

Оцените статью